Agile Gov: Clinic

Uno de mis objetivos de este marzo era compartir mi experiencia de Agile Gov. ¡Y voy bien! Encendí los motores y… ¡no paro! Así que aquí viene un nuevo post de la zaga: «Mis aventuras ágiles por gobierno». O algo así. En un primer post, te conté qué entiendo por Agile Gov. En el segundo, nos adentramos en el paso 1 = Agile Tasting / Shake it! Y ahora toca ir un paso más allá. ¡Llegó la hora de la Agile Clinic! O clínica, ¡¿vio?! Y no, no se llama así porque nadie esté enfermo. Tal vez, inconscientemente estaba pensando en una clínica de tenis: entrenamiento, coach, profesionales. Creo que sí. De ahí viene el nombre.

La clínica es un formato que nos permite ahondar y seguir aterrizando Agile en el gobierno…

Clave 1. Quiénes

  • ¡¿Se hace «con todo el mundo»?! No, amigos, nada de café para todos. La clínica solo es apta para valientes, para aquellos que quieren profundizar en agile. En otras palabras, Agile es “cambio” y, por tanto, requiere agentes de cambio. Y los agentes de cambio no se “deciden por decreto”; los agentes de cambio emergen, solitos y auto-motivados.
  • Aclaro, una de las condiciones para participar en la Clínica es ampliar la mesa: el que quiere Clínica tiene que animarse a sentarse a la mesa con otros actores -tanto de dentro como de fuera del gobierno-. De hecho, la Clínica es una isla sin silos, un espacio donde los límites adentro-afuera se vuelven líquidos.

Clave 2. Cómo

  • ¡¿Es una formación?! Si y no. Nos adentramos en las metodologías ágiles, sí. Pero lo hacemos a través de un proyecto puntual y con el famoso learning by doing.
  • Los participantes traen un proyecto que será el hilo conductor de los encuentros -lo suficientemente relevante como para estar motivados y lo suficientemente manejable como para poder abordarlo en este espacio-.
  • En cada encuentro vemos una metodología ágil -Business Model Generation, Lean Start-Up, Kanban, Scrum, Inception y Sprint, entre otras- que adaptamos y ponemos al servicio del proyecto (y de la realidad de Gobierno).

Clave 3. Magia

  • ¡¿Cuál es la clave de éxito de este formato?! ¡Empoderar a sus participantes!La clínica dura 3 meses y se plasma en encuentros cada 10 días. Estos nos permiten mantener la cercanía-distancia-justa con el equipo como para trabajar de forma artesanal, comprendiendo las dificultades y ayudando a quitar los bloqueos que aparecen y, a la vez, dar el espacio para que el equipo se convierta en el protagonista de la historia.
  • En otras palabras, el proyecto y las metodologías se convierten en la excusa para acompañar al equipo en el cambio en la mirada. Y esto requiere tiempo… ¡¿O acaso alguien cree que es tan sencillo lograr que las políticas públicas se centren en el vecino?! ¡¿o en la colaboración entre agentes -fuera y dentro del gobierno-?! (Y la lista sigue…)

¡¿Todavía estás por aquí?! Si es así, obviamente, qué menos que contarte cómo nos fue con el formato clínica hasta ahora, ¡¿no?!

Lo que más me impactó y me dio el feeling de que íbamos (y vamos) bien fueron (son) dos tipos de momento bien distintos pero igualmente valiosos: los momentos de incomodidad profunda y los momentos “eureka”.

Momentos de incomodidad profunda. 

En algunas Clínicas se dieron con más fuerza; en otras con menos. Pero nunca-nunca-nunca faltaron a la cita. En forma de cara de fastidio, resoplido u objeciones, asaltaron el espacio más de una vez. A veces en un reducto chiquito de los participantes, otras veces contagiando a «la masa». Constantes e intermitentes. Explícitas y sutiles. Hubo de todo. Y me tocó transitar dos cosas: la incomodidad de los participantes… ¡Y la mía propia! No me era simpático ser la que incomodaba ni ver las caras largas pero supe entender que ese era (y es) mi rol. Y que la incomodidad no es otra cosa que un buen síntoma en el camino al cambio. 

Para que lo entiendas, dejame que te muestre un par de ejemplos, ¡¿te parece?!

¡¿Cómo va a ser cómodo agrandar la mesa y convocar desde el inicio a gente de otros equipos, otras áreas, a vecinos?! ¡¿Y colaborar codo con codo con ellos-como pares-formando-todos-un-solo-equipo?! ¡Sería una locura que fuera cómodo! ¡No lo es! Pero el hecho de que no sea cómodo no tiene que ver con la buena voluntad y las buenas intenciones de los participantes. En lo absoluto. Es incómodo porque nos cuesta, porque no estamos acostumbrados. El cambio nos exige esfuerzo extra. ¡¿O acaso es fácil cambiar las creencias que nos acompañan desde tiempos inmemoriales?! ¡¿Y las prácticas?! 

¡¿Cómo no va a «picar» la retrospectiva: el arte de parar la pelota, reflexionar críticamente y mejorar?! En una organización en la que no se tiene la costumbre de analizar lo que se ha hecho -de forma constructiva y sistemática-, ¡¿cómo alguien habría de sentirse cómodo haciéndolo?! Se percibe como un desperdicio de tiempo, una tontería, un no-sense… ¡¿O sería posible que fuera de otra forma?!

En organizaciones en las que se vive corriendo-de urgencia en urgencia es muy difícil el cambio tiene algo de incómodo pero, no por eso, significa que no sea tolerable. Lo viejo muere, lo nuevo tarda en nacer y eso es lo que hace que todo esto sea apasionante.

Momentos Eureka

En todas las clínicas que hicimos, hubo uno o varios momentos en los que a los participantes les cayó alguna ficha. Y, otro dato, todos esos momentos vinieron después de los momentos de profunda incomodidad: tensos e incómodos. Pero, ¡¿te parece si lo aterrizo con un ejemplo?!

En una de las clínicas estábamos trabajando en la importancia de estar “centrados en el vecino” (recuerden, este es uno de los valores clave del Agile Gov). Desde el discurso, todos estaban de acuerdo. ¡¿A quién se le ocurriría decir lo contrario?! Ahora cuando llegaba el momento de dibujar el flow (el recorrido) del proyecto, el equipo dibujaba una y otra vez los procesos y las acciones de cada una de las áreas de gobierno, dejando al vecino totalmente desdibujado (por no decir olvidado).

Entonces insistimos: ¡hora de dibujar el flow desde el vecino! ¡desde la perspectiva del vecino! Pero no salía. Costaba y mucho. (Ojo, a ellos y a cualquiera: usté que está leyendo, intente hacer este ejercicio para su equipo / organización y verá de lo que hablo). De hecho, si no recuerdo mal, necesitamos dos encuentros, varios ejercicios y distintas metáforas para llegar al momento “eureka”. Pero lo importante es que llegó. Con mucho esfuerzo, llegó el clic. ¡Ah, el flow desde el vecino! ¡Centrados en el vecino! Podría decir cualquier cosa pero el indicador de éxito fue el brillo en los ojos de los que estaban en la sala. Y el resultado: algo que les quedará para ese proyecto pero también para el cotidiano.

¡¿Te doy otro ejemplo?!

Si trabajás en gobierno, sabés que uno de los males es la falta de foco. Todo es importante, todo es urgente, todo es para ayer. Una ilusión que le cuesta muy caro al gobierno y a la gente que trabaja en él… Por eso, cuando nos metimos en las tareas que requería el proyecto, uno de los retos era poner foco, separar el 20/80.

El equipo llenó el panel visual de post-its, en medio de una suerte de pre-estrés por todo lo que había que hacer. Parados frente al panel y nos preguntamos “¡¿realmente necesitamos hacer todo esto?!”. No todo era para ya, no todo tenía valor y, sobre todo, la mitad de los post-its dependían de la otra mitad. Léase: podíamos dedicar todo el encuentro a planificar, debatir o hacer lo que quisiéramos sobre ellos pero, si los post-its anteriores no “se daban”, todo nuestro trabajo sería al divino botón.

Y ese fue otro momento “eureka”. El equipo vio que no tenía sentido planificar hasta la extenuación… ni siquiera conversar / debatir ciertas cuestiones. Así que empezaron a quitar post-its, alivianando el panel visual y también el estrés.

¡¿Lo vas viendo?! Todo esto requirió tiempo y paciencia. Conocer y comprender al equipo; construir confianza. Bancarse la incomodidad y la falta de fe que cada tanto sobrevolaba en la sala. Probar una y otra vez con distintos ejercicios y dinámicas. Y tiempo y paciencia otra vez… Los cambios llevan tiempo! ¡Y si son de mirada, ¡más aún!

¡¿El paso 3?! Te lo debo para la próxima… Eso sí, si llegaste hasta aquí, ¡gracias! Sentite cómodo para contarme tus propias aventuras o para preguntarme por las mías. ¡ Que en esta aventura, necesitamos mucho-pero-que-mucho-navegante!

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